Préambule

La présente charte de confidentialité a été préparée afin de vous décrire nos pratiques concernant la collecte, l'utilisation et la protection de vos données personnelles. Cette charte s'applique aux sites oskala.com, softena.com et leurs extensions .fr, ainsi qu'aux solutions Oskala dont l'éditeur est la société Softena.

Cette politique ne s'applique pas aux services fournis par nos partenaires qui peuvent disposer de leurs propres politiques de confidentialité. En accédant à ce site ou en utilisant nos solutions, vous acceptez les dispositions de la présente charte.

1. Responsable du traitement

Softena, éditeur des solutions Oskala, est responsable du traitement de vos données personnelles.

2. Données collectées

2.1 Données contractuelles

Lorsque vous souscrivez à un service ou demandez la réalisation d'une prestation, nous collectons les informations nécessaires à l'exécution de votre commande et à sa facturation, notamment :

• Raison sociale
• Nom et prénom
• Adresse professionnelle
• Email professionnel
• Numéro de téléphone professionnel

D'autres informations peuvent être collectées de manière facultative :

• Numéro RCS
• Code APE
• Adresse du site web

2.2 Données de facturation

Nous recueillons les renseignements nécessaires pour réaliser les transactions, comprenant :

• Nom et adresse de facturation
• Coordonnées bancaires (IBAN) dans le cas des prélèvements SEPA
• Numéro de TVA intracommunautaire le cas échéant

2.3 Renseignements complémentaires

Nous collectons également d'autres types d'informations que vous nous fournissez volontairement, notamment :

• Coordonnées des interlocuteurs ou des utilisateurs principaux des services (nom, prénom, adresse email, fonction)
• Informations contenues dans vos messages lorsque vous nous contactez pour une assistance

2.4 Données d'utilisation

Pour garantir la sécurité, la performance et mesurer l'utilisation de nos services, nous enregistrons les données d'activité des comptes, notamment :

• Données de connexion
• Consommation email et SMS
• Utilisation du stockage
• Appels API

Le trafic est crypté de bout en bout en HTTPS.

2.5 Données de contenu

Sur certains de nos produits, vous avez la possibilité de :

• Stocker vos propres données dans une base
• Synchroniser des données
• Intégrer des fichiers personnels manuellement ou automatiquement

Pour tous nos services, nous procédons à une isolation logique ou forte des données (compte de stockage et instance de base par client) selon les offres.

2.6 Données traitées par IA

Lorsque vous utilisez nos fonctionnalités d'Intelligence Artificielle pour les corrections automatiques, analyses et les résumés multilingues de rapports ou fichiers, les données textuelles soumises sont traitées temporairement par nos algorithmes d'IA. Ces données sont utilisées uniquement pour fournir le service demandé et ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire pour l'exécution de la tâche.

3. Hébergement et sécurité des données

Les données sont stockées via Microsoft Azure et sont hébergées exclusivement en Europe (géo-réplication vers Dublin).

Microsoft Azure est certifié conforme :

• RGPD
• ISO 27001 et ISO 27018
• HIPAA
• FedRAMP
• SOC 1 et SOC 2
• PCI DSS

Des sauvegardes sont effectuées quotidiennement avec une rétention variable de 1 à 7 jours selon le service et le volume.

4. Utilisation des données

4.1 Finalités du traitement

Softena utilise vos données personnelles pour :

• Traiter vos commandes
• Faciliter la création et la sécurisation de votre compte sur le Cloud Oskala
• Vous fournir les services demandés
• Vous identifier comme utilisateur, détecter les fraudes et procéder à l'authentification
• Améliorer la qualité et l'expérience utilisateur
• Vous envoyer des notifications administratives (sécurité, assistance, maintenance)
• Répondre à vos questions et demandes
• Vous envoyer des newsletters, sondages et communications promotionnelles liées à nos services (sous réserve de votre consentement)

4.2 Information produit

Afin que vous puissiez profiter pleinement de tous les avantages de nos produits, nous vous envoyons :

• Des conseils et astuces
• Des informations sur des solutions complémentaires
• Des actualités pertinentes

Ces communications sont transmises par email, via l'interface utilisateur de votre Espace Client, et occasionnellement par téléphone.

4.3 Base juridique du traitement

Nous traitons vos données sur les bases juridiques suivantes :

• Exécution du contrat : pour vous fournir les services que vous avez souscrits
• Intérêt légitime : pour améliorer nos services et vous proposer des fonctionnalités adaptées
• Consentement : pour l'envoi de communications marketing
• Obligation légale : pour respecter nos obligations légales et fiscales

5. Durée de conservation des données

Nous conservons vos données personnelles pour les durées suivantes :

• Données contractuelles et de facturation : 10 ans après la fin de la relation commerciale (obligation légale)
• Données d'utilisation : 13 mois maximum
• Données de contenu : pendant toute la durée de votre abonnement, puis 45 jours après la résiliation (sauf disposition légale contraire)
• Données de prospection commerciale : 3 ans à compter du dernier contact

6. Partage des données

6.1 Au sein de Softena

Les données personnelles collectées sont destinées aux personnes en charge du traitement de l'information au sein de Softena.

6.2 Avec nos partenaires

Softena n'utilise pas de publicité et ne procède pas à des activités de revente, cession, transfert ou partage des données avec des tiers à des fins commerciales.

Toutefois, pour certains de nos produits qui nécessitent l'intervention de sociétés partenaires, ou lorsque nous intervenons en tant qu'intermédiaires, il peut être nécessaire de partager certaines de vos données avec des tiers, notamment :

• Adresses email pour les services de messagerie
• Numéros de téléphone pour les SMS

Ces partenaires sont soumis à des obligations contractuelles strictes et n'ont accès qu'aux données nécessaires à l'exécution de leur prestation.

6.3 Avec les autorités

Nous pouvons être amenés à divulguer vos données personnelles aux autorités compétentes lorsque la loi nous y oblige.

7. Transferts internationaux de données

Vos données personnelles sont hébergées et traitées en Europe. Nous ne procédons à aucun transfert de données en dehors de l'Union Européenne, sauf obligation légale ou si cela est nécessaire à l'exécution du contrat et sous réserve de garanties appropriées conformément au RGPD.

8. Politique de cookies

Les sites et applications des domaines et sous-domaines softena.com et oskala.com utilisent des cookies, de petits fichiers textes placés sur votre appareil pour nous aider à fournir une meilleure expérience utilisateur.

8.1 Types de cookies utilisés

Nous utilisons les types de cookies suivants :

• Cookies strictement nécessaires : Ces cookies sont essentiels au fonctionnement du site et ne peuvent pas être désactivés dans nos systèmes.
• Cookies analytiques : Nous utilisons Google Analytics pour collecter des données de suivi anonymes afin d'améliorer notre site et nos services. Ces cookies nous aident à comprendre comment les visiteurs interagissent avec notre site.
• Cookies fonctionnels : Ces cookies permettent au site de fournir des fonctionnalités et une personnalisation améliorées. Ils peuvent être définis par nous ou par des fournisseurs tiers dont nous avons ajouté les services à nos pages.

8.2 Gestion des cookies

Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser l'installation des cookies. Le refus d'installation d'un cookie peut entraîner l'impossibilité d'accéder à certains services.

Instructions pour gérer les cookies dans différents navigateurs :

• Sous Internet Explorer : https://support.microsoft.com/fr-fr/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies
• Sous Firefox : https://support.mozilla.org/fr/kb/empecher-sites-enregistrer-preferences
• Sous Safari : https://support.apple.com/kb/PH21411?viewlocale=fr_CA&locale=fr_CA
• Sous Chrome : https://support.google.com/chrome/answer/95647?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=fr

9. Vos droits

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Droit d'accès : Vous pouvez demander une copie de vos données personnelles que nous détenons.
• Droit de rectification : Vous pouvez demander la correction des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement : Dans certains cas, vous pouvez demander la suppression de vos données.
• Droit à la limitation du traitement : Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données dans certaines circonstances.
• Droit à la portabilité : Vous pouvez demander à recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
• Droit d'opposition : Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données dans certaines situations.
• Droit de retirer votre consentement : Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement est basé sur ce fondement.

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter par :

• Email : contact@softena.com
• Courrier postal : Parc Tertiaire Cérès Bâtiment N 21 Rue Ferdinand Buisson 53810 Changé

Nous nous efforcerons de répondre à votre demande dans un délai d'un mois.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (www.cnil.fr).

10. Sécurité

Le fait de fournir des données personnelles (que ce soit en direct sur le site, par téléphone ou par Internet) n'est jamais sans risque et les systèmes de communication électronique ne peuvent être totalement protégés contre le « sabotage » ou le « piratage ».

Néanmoins, Softena s'engage à prendre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour :

• Prévenir tout accès non autorisé à vos informations personnelles
• Préserver l'intégrité de vos données
• Garantir la disponibilité de nos systèmes
• Tester régulièrement l'efficacité de ces mesures

Parmi ces mesures figurent :

• Le chiffrement des données
• L'authentification à deux facteurs
• Des outils de supervision et mécanismes de protection

11. Modifications de la charte

Softena se réserve le droit de modifier la présente charte de confidentialité à tout moment. Les modifications entreront en vigueur dès leur publication sur le site.

En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par email ou par notification sur notre site.

La date de dernière mise à jour sera toujours indiquée en haut de cette charte.

12. Contact

Pour toute question relative à cette charte de confidentialité ou à l'exercice de vos droits, vous pouvez nous contacter :

• Par email : contact@softena.com
• Par courrier : Parc Tertiaire Cérès Bâtiment N 21 Rue Ferdinand Buisson 53810 Changé
• Par téléphone : (+33) 02 30 96 34 18