Préambule

Cette charte de confidentialité Softena a été préparée afin de vous décrire nos pratiques de confidentialité des informations personnelles en matière de collecte, d'utilisation et de protection. La charte de confidentialité s’applique aux Sites oskala.com, softena.com et leurs extensions .fr, ainsi qu’aux solutions Oskala dont l’éditeur est la société Softena. Cette politique ne s'applique pas aux services fournis par les partenaires qui peuvent fournir leurs propres politiques de confidentialité. En accédant à ce Site ou en utilisant les solutions décrites, vous acceptez les dispositions de la présente charte de confidentialité.

Données collectées

Données Contractuelles

Lorsque vous vous abonnez à un service ou demandez la réalisation d’une prestation chez nous, nous vous demandons toujours toutes les informations absolument nécessaires pour exécuter votre commande ou pour la facturer. Dans la plupart des cas, ces informations se limitent à la Raison Sociale, le nom, l'adresse, l’email et le téléphone, du souscripteur. Certaines données peuvent être collectées facultativement comme le RCS, le code APE ou l’adresse du site web.

Données Facturation

Nous recueillerons tous les renseignements nécessaires pour réaliser la transaction, y compris votre nom et votre adresse de facturation. D’autres informations de facturation nécessaires pour réaliser la transaction peuvent être demandées comme vos coordonnées bancaire (IBAN) dans le cas des prélèvements SEPA ou le N° de TVA intra.

Renseignements complémentaires

Nous recueillons également d'autres types d'informations lorsque vous nous les fournissez volontairement, par exemple, si vous nous contactez concernant l’assistance pour les Services.
Il s’agit principalement des coordonnées des interlocuteurs ou des utilisateurs principaux des services (Nom, prénom, adresse, email et fonction).
Si vous nous fournissez vos commentaires ou nous envoyez un e-mail, nous recueillerons votre adresse e-mail ainsi que le contenu de votre message afin de communiquer avec vous et de vous envoyer une réponse.

Données d'utilisation

Nous attachons une grande importance à la qualité et la fiabilité de nos services. Pour garantir la sécurité des systèmes et des comptes utilisateurs, les performances et mesurer l’utilisation des services, les données d’activités des comptes ou de trafic sont enregistrées : connexion, consommation email, sms, stockage, appels API. C’est ce que nous faisons pour l'exécution du contrat, ainsi que la conception adaptée à vos besoins de nos produits et services dans le cadre de la réglementation légale.
Le trafic est crypté de bout en bout en https.

Données de contenu

Pour certains produits, vous avez la possibilité de stocker vos propres données dans une base, de les synchroniser ou d’intégrer des fichiers personnels manuellement ou automatiquement.
Pour tous les services, Softena procède à une isolation logique ou forte des données (compte de stockage et instance base par client),selon les offres.

Les données sont stockées via le Cloud Microsoft Azure et sont hébergées en Europe uniquement (géo réplication vers Dublin). Azure est Certifié Conforme RGPD, ISO 27001 et ISO 27018, HIPAA, FedRAMP, SOC 1 et SOC 2, PCI DSS entre autres.
Des sauvegardes sont opérées quotidiennement avec une rétention variable de 1 à 7J selon le service et le volume.

Utilisation des données

Cas Généraux

En général, Softena utilise vos Renseignements pour répondre aux demandes que vous faites ou pour nous permettre de mieux vous servir, y compris pour remplir les objectifs suivants :

• le traitement de vos commandes;
• faciliter la création de votre compte et le sécuriser sur le Cloud Oskala ;
• vous fournir les Services que vous demandez ;
• vous identifier comme utilisateur dans notre système, détecter les fraudes et procéder à l'authentification ;
• améliorer la qualité et l'expérience lorsque vous interagissez avec notre Site et nos Services ;
• vous envoyer par e-mail des notifications administratives, notamment des avis relatifs à la sécurité, l'assistance ou la maintenance ;
• répondre à vos questions et autres demandes ;
• vous envoyer des newsletters, des sondages, des offres et d'autres communications promotionnelles liées à nos Services.

Information Produit

Afin que vous puissiez profiter pleinement de tous les avantages du produit, nous vous enverrons des conseils et astuces, ainsi que des solutions de produit utiles et complémentaires par e-mail et sous forme d‘informations dans l'interface utilisateur de votre Espace Client. En outre, nous vous informerons occasionnellement des nouvelles intéressantes par téléphone.

Données d'utilisation au sein de nos services et produits

Certaines données d'utilisation sont collectées lors de l'utilisation de nos services et produits. Grâce à ces données, nous sommes en mesure d'identifier et de corriger rapidement les erreurs qui se produisent et de développer continuellement nos services. En outre, nous utilisons également des données d'utilisation anonymisées pour améliorer nos produits.>

Informations spécifiques

Les informations spécifiques que nous recueillons et traitons à votre sujet sont les suivantes :

Adresse e-mail : nous utilisons votre adresse e-mail pour gérer tout ce qui concerne votre compte. Votre adresse e-mail est utilisée pour les raisons suivantes : faciliter la création d’un compte ; protéger les comptes sur le réseau ; vous identifier en tant qu’utilisateur ; fournir les services que vous avez demandés ; détecter les fraudes ; fournir des services d'authentification variés ; et répondre à vos questions et demandes. Nous conserverons un enregistrement de votre adresse e-mail pendant toute la durée de votre utilisation du service Softena ou jusqu'à ce que vous nous demandiez de supprimer votre compte.

Adresse IP : nous recueillons cette information dans les buts suivants : réduire les risques de fraude, observer nos obligations fiscales et légales, procéder à une facturation précise, effectuer des vérifications de la sécurité et optimiser votre expérience. Cette information sera conservée dans notre système et associée à votre compte aussi longtemps que votre compte Softena existera et dans les 12 mois suivants.

Type de navigateur et système d'exploitation : nous recueillons ces renseignements afin de nous assurer que notre produit est optimisé pour fonctionner sur votre navigateur et système informatique, et que notre équipe du support utilisateur puisse vous fournir des conseils précis. Ces renseignements seront conservés dans notre système et associés à votre compte aussi longtemps que votre compte Softena existera.

Langue et pays du système d'exploitation : ces renseignements sont recueillis afin de nous assurer que nous fournissons le service Softena dans la langue de votre choix. Ces renseignements seront conservés dans notre système et associés à votre compte aussi longtemps que votre compte Softena existera.

Identifiant d'appareil : nous utilisons cette information pour nous assurer que les appareils que vous utilisez sont bien les vôtres, procéder à une facturation précise et pour empêcher une personne utilisant un nouvel appareil d'accéder à votre compte. Cette information sera conservée dans notre système et associée à votre compte aussi longtemps que votre compte Softena existera.

Données de localisation : nous recueillons ces données pour garantir l'exactitude de notre facturation et optimiser votre expérience d'utilisation de notre produit. Ces renseignements seront conservés dans notre système et associés à votre compte aussi longtemps que votre compte Softena existera.

Cookies persistants : ces cookies restent actifs après votre session et sont utilisés pour vous fournir une meilleure expérience d'utilisation (p. ex., ils permettent de nous souvenir de la langue que vous avez choisie). Ces renseignements seront conservés dans notre système et associés à votre compte aussi longtemps que votre compte Softena existera ou si vous procédez à une déconnexion ou une configuration de votre navigateur.

Entreprises partenaires

Les données personnelles collectées au moyen des formulaires de contact sont destinées aux personnes en charge du traitement de l’information au sein de Softena. Softena n’utilise pas de publicité et ne procède pas à des activités de revente, cession, transfert, partage des données avec des tiers,

Dans la mesure où nous comptons sur des sociétés partenaires pour certains de nos produits, ou dans la mesure où nous intervenons parfois en tant qu'intermédiaires, il est nécessaire de partager certaines de vos données avec des tiers. Il s’agit notamment des emails pour les services de messagerie ou le numéro de téléphone pour les SMS.

Politique de cookies

Les sites et applicatifs des domaines et sous-domaines softena.com et softena.fr utilisent des cookies, de petits fichiers textes qui sont placés sur votre ordinateur pour nous aider à fournir une meilleure expérience utilisateur. Les cookies sont utilisés sur notre site pour fournir des données de suivi anonymes à une application tierce: Google Analytics. En règle générale, les cookies amélioreront votre expérience de navigation. Cependant, vous pouvez désactiver les cookies sur ce site en désactivant les cookies dans votre navigateur. Le refus d’installation d’un cookie peut entraîner l’impossibilité d’accéder à certains services. Vous pouvez toutefois configurer votre navigateur pour refuser l’installation des cookies :

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• Sous Chrome : https://support.google.com/chrome/answer/95647?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=fr

Droits

Vous disposez des droits suivants pour ce qui est des données que nous contrôlons et traitons :

Droit de retirer votre consentement : vous avez, à tout moment, le droit de refuser le traitement de vos renseignements personnels.

Droit d'accès : vous avez le droit de savoir si nous traitons vos renseignements personnels et de connaître le type d'informations que nous traitons.

Droit de rectification : vous avez le droit de demander à ce que vos renseignements personnels soient corrigés s'ils ne sont pas corrects.

Droit d'effacement ou à l'oubli : vous avez le droit de demander l'effacement de vos données.

Droit de restriction du traitement : vous avez le droit de demander à ce que le traitement de renseignements personnels soit restreint.

Droit de portabilité des données : vous avez le droit de demander une copie de vos renseignements personnels.

Exercice de vos droits à l’égard vos données personnelles

Vous disposez d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression concernant les données collectées sur ce site, dans les conditions prévues par l’article 31 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, et celles prévues par le règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD). Pour l’exercer, vous pouvez nous contacter par mail contact@softena.com ou courrier postal

Sécurité

Le fait de fournir des données personnelles (que ce soit en direct sur le site, par téléphone ou par Internet) n’est jamais sans risque et les systèmes de communication électronique ne peuvent être totalement protégés contre le « sabotage » ou le « piratage ». Néanmoins, Softena s’engage à prendre les mesures raisonnables visant à prévenir, préserver l’intégrité des données et réduire les risques afin notamment d’empêcher tout accès, par des tiers non autorisés, à vos informations personnelles et toute utilisation abusive ou inexacte de ces dernières.

Modifications

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